Jean-Olivier D'ORIA, associé chez Smith d'Oria, vous dit tout sur le nouveau formulaire de vote par correspondance aux Assemblées Générales des copropriétaires, en vigueur le 3 juillet 2020.
Assemblées Générales des copropriétaires : le formulaire de vote par correspondance est (enfin) paru !
Attendu depuis la Loi ELAN du 23 novembre 2018, le formulaire de vote par correspondance est enfin paru au JORF le 2 juillet dernier. Il entre en vigueur depuis le 3 juillet 2020.
Rappelons en premier lieu le texte de l'article 17-1 A de la Loi du 10 juillet 1965, tel que modifié par la Loi ELAN : "Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale, au moyen d'un formulaire établi conformément à un modèle fixé par arrêté. Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution."
Restaient à définir les conditions d'identification des copropriétaires usant de moyens de communication électronique pour participer à l'assemblée générale et les modalités de remise au syndic du formulaire de vote par correspondance, pour lesquelles le texte de Loi renvoie expressément à un décret en Conseil d'Etat.
Le formulaire de vote par correspondance mentionné à l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 susvisée doit être conforme au modèle figurant en annexe de l'arrêté du 2 juin 2020.
Ce modèle de formulaire peut être adapté et complété, mais sans qu'aucune des mentions du modèle puisse être supprimée.
Pour la tenue des assemblées le formulaire de vote par correspondance doit être impérativement joint à la convocation. Pour être pris en compte lors de l'assemblée générale, le formulaire de vote par correspondance doit être réceptionné par le syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion. Le copropriétaire qui renverra son formulaire de vote par correspondance prendra donc le soin de se ménager une preuve de son envoi (courrier RAR ou recommandé électronique) et d'anticiper une délai suffisant pour la présentation de son formulaire, par les services postaux. Attention : le texte mentionne bien la date de réception comme faisant foi pour le délai de calcul des trois jours et non la date d'envoi. Toutefois, le texte prévoit que lorsque le formulaire de vote est transmis par courrier électronique à l'adresse indiquée par le syndic, il est présumé réceptionné à la date de l'envoi. La demande d'un accusé de réception électronique sera donc prudente.
Pendant la tenue de l'assemblée générale des copropriétaires, la feuille de présence doit indiquer les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé (i) présent physiquement ou représenté (ii) participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique et (iii) ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic.
Au moment du vote des résolutions, le formulaire de vote par correspondance n'est pas pris en compte si le copropriétaire concerné, son associé ou leur mandataire, est présent à l'assemblée générale.
Toute présence vaut ainsi révocation automatique du vote par correspondance.
Si la résolution qui a fait l'objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant, pour cette résolution. Il sera mentionné comme tel dans le procès verbal de l'assemblée générale.
Le formulaire de vote par correspondance est accessible ici.
L'application est immédiate, de sorte que les assemblées convoquées à compter du 3 juillet 2020 devront contenir le formulaire de vote par correspondance.
Reste maintenant à s'entendre sur les modalités d'identification minimales pour la tenue des assemblées générales par visioconférence, afin de compléter le dispositif de modernisation de tenue des assemblée générales, par ces temps de COVID_19. Gageons que les difficultés techniques et la fracture numérique viendront complexifier la mise en place de ce dernier processus.
Jean-Olivier D'ORIA, avocat associé chez Smith d'Oria
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